穿夾腳拖的老黑胖子

今天無意間在電腦裡發現了9年前(2002)留下的筆記資料 - 團體溝通的藝術, 簡單說, 也就是怎樣準備簡報的和怎樣面對提問的一些注意事項, 雖然以我現在的功力, 這資料已經不在有用, 但是想了想, 還是決定留下來, 當個記錄, 也留給有需要的人...

簡報架構的要素

•    有說服力的簡報包含以下幾個要素：

–    背景資料 – 確定所有聽眾都對主題有相同的了解。

–    概論 – 簡述涵蓋的範圍。

–    問題/需要 – 為什麼有這些問題，或為什麼有此需要。

–    看法/解決方面 – 你的看法及為什麼這些看法能夠解決問題。

–    證據 – 證明你的看法有效，或確實可以解決問題。

–    益處 – 有什麼效益？值得的理由？或為什麼聽眾該支持你的看法。

–    行動 – 需要進行什麼事項。

–    總結 – 簡述你所說的內容。

視覺資料

•    對團體推銷時，應用視覺資料十分重要，請記住下面幾個重點：

–    簡報時，若不使用視覺資料，就必須簡短、具說服力，同時要充滿熱誠。

–    文字/數字資料使感覺遲滯，沖淡主要觀點，並且容易忘記。

–    圖解資料強調主要觀點，幫助聽眾記住主要訊息。

–    簡報中，只灌輸重點，至於詳細資料，則在簡報結束時以書面方式補充。

回答問題

• 當有人提出問題時，應以三個步驟處理它：

–       指著聽眾請他提出問題。

–       並給予百分之百的目視，以表示尊重。

–       將眼光轉向其他聽眾，並重述問題。

•不應該誤解任何一個問題，但當遇到負面問題時，不妨將負面問題中立化；也就是說，換一個角度敘述負面問題。

•對於突然的恭維，不要張徨失措，也不要得意忘形，微笑輕鬆帶過即可。

•永遠不要恭維發問者，否則，每一個發問者都需要恭維。

•回答愈短愈好，不要用太多不必要的字眼。

•當遇到不知該如何回答的問題時，不要試著思索，或編造答案以渡過危機；不妨回答：「很抱歉，我不知道答案，請留下你的名片，我稍後再回答你」 。

•不要迴避敏感問題，據實以答是最好的策略。